La facturación y cobro incluye una serie de procesos administrativos que tienen como fin único el control de la producción diaria y la elaboración de las facturas destinadas a los clientes.
Índice
Proceso de facturación:
Este proceso está encomendado al cajero facturista cuyas funciones específicas son las siguientes:
- Sellar el original de las comandas y guardar la primera copia para utilizarla en la elaboración de la factura.
- Elaborar la factura destinada al cliente ya sea por medios manuales o mecánicos.
- Cobrar la factura al cliente mediante las distintas formas de pago.
- Confeccionar la caja del día y cuadrar el arqueo de caja.
- Elaborar la liquidación del restaurante, así como cualquier otro informe que establezca la dirección del establecimiento.
El proceso de facturación comienza con la toma de la comanda la cual estará compuesta por original y dos copias una vez que el primer maître ha tomado nota de los servicios solicitados por los clientes el original y la primera copia de dicha comanda serán selladas por facturación una de ellas se llevará al departamento encargado de servir los productos. Este departamento no debe entregar ningún género si el original de la comanda no viene sellado de esta forma se puede controlar que todos los géneros entregados serán cargados en la factura del cliente que permanece en facturación servirá para la elaboración de la factura.
La cocina por su parte al final del día de ver a hacer un resumen con todo lo vendido para realizar dicho resumen utilizará las comandas dicho resumen coincidirá con el que se haga en el restaurante por el cajero facturista en base a las facturas de dicho día.
La factura:
Es el documento que el restaurante entrega al cliente como justificante de pago de los servicios consumidos en el establecimiento. Existen diferentes formatos de facturas, aunque en todos ellos deben aparecer como mínimo los siguientes conceptos:
- Datos del establecimiento: nombre comercial dirección teléfono código de identificación fiscal y categoría del establecimiento.
- Número de la factura.
- Datos del cliente: nombre fecha número de mesa y número de personas.
- Descripción de los servicios consumidos por el cliente: especificando la cantidad el precio unitario de cada uno de ellos.
- Subtotal: suma del importe total de todos los servicios.
- IVA: Que deben estar incluidos en los precios fijados por el establecimiento, en cualquier caso. En España es obligatorio mostrar los precios en menús y cartas con el IVA incluido.
- El total de la factura. Qué se obtiene por la suma la suma de los servicios consumidos si los precios incluyen el IVA.
Existe también la posibilidad de diferenciar los distintos importes en función del departamento que preste el servicio cocina bodega o bar.
Para la elaboración de la factura en el cajero facturista aparte de la comanda en la cual debe aparecer todos y cada uno de los servicios consumidos por el cliente.
El proceso de facturación puede realizarse por medios manuales o mecánicos. hoy en día lo más habitual son los mecanizados que ofrecen una serie de ventajas:
- Permiten una mayor fiabilidad en todos los cálculos matemáticos eliminando la posibilidad de errores.
- Posibilita la realización para todo tipo de correcciones o modificaciones en la factura mejorando la presentación de esta.
- Facilita la elaboración de todo tipo de informes y resúmenes de producción liberando al personal de un costoso trabajo administrativo.
- Simplifica todo el proceso administrativo de control de economato y consumo de los distintos departamentos.
Sistemas de cobro:
Cuando el cliente solicita la cuenta de los servicios consumidos en el establecimiento el cajero facturista cierra la factura de la mesa y la pasa al personal de sala el cual se la entregué el cliente para su cobro una vez que el cliente recibe la factura, hay dos formas básicas de pagar el importe de la misma.
Contado:
El cliente hace efectivo el pago de la factura abonándola en metálico, tarjeta de crédito o cualquier otro medio de pago aceptado por el establecimiento.
Algunas empresas consideran como crédito el pago efectuado con tarjeta de crédito una vez que el cliente efectúa el pago al contado se le entrega el original de la factura como justificante de dicho pago.
Crédito:
A diferencia del caso anterior el cliente no abona la factura, sino que simplemente la firma. el crédito se produce en tres situaciones
- Cuando el cliente tiene crédito personal en el establecimiento ya sean a nivel particular, personal o nivel de empresa.
- Cuando el cliente acude al establecimiento con un bono de una agencia de viajes que cubre el pago de las facturas por los servicios consumidos.
- Cuando se trata de un establecimiento hotelero y el cliente permanece alojado en el mismo.
Liquidaciones:
Este tipo de presentación es muy frecuente en los establecimientos hoteleros donde cada departamento debe presentar una liquidación de todos los servicios prestados, facturados y abonados ya sea por crédito o por contado.
Para confeccionar el impreso de la liquidación el cajero facturista parte de la factura de cada una de las mesas anotando los importes producidos en cada uno de los conceptos.
Caja del día:
Este impreso se utiliza como resumen de lo cobrado y pagado durante el día.
Diario de producción e informe de ventas:
Al final el día el cajero facturista suele confeccionar un informe que refleja la producción del día en sus distintos conceptos. en este normalmente figuran los siguientes apartados:
- Número de cubiertos vendidos.
- Precio medio del cubierto: Se obtiene dividiendo el total de producción entre el número de cubiertos para cada uno de los servicios almuerzo y cena.
- Índice de frecuentación: Es igual a los cubiertos vendidos por 100 dividido por los cubiertos posibles del establecimiento.
Informe de ventas:
Consiste en una relación de los distintos platos que componen la carta con especificación del número de acciones vendidas de cada uno de ellos su importe y el tanto por ciento que representa sobre el total esto permite conocer la aceptación de los platos vendidos por parte del cliente.
Índice de popularidad:
Realizando un gráfico X = a ventas, Y = a margen de beneficios
Podemos encuadrar una clasificación de la popularidad de los platos que vendemos en la carta del establecimiento:
- Platos vaca: Se vende mucho y tienen poco margen.
- Platos perros: Se vende poco y Tiene poco margen.
- Platos puzzle: Se vende poco y tiene mucho margen.
- Platos estrella: Se vende mucho y tiene mucho margen.
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